Persondatapolitik

Behandling af personoplysninger om kandidater

1. Indledning

SENSU fungerer som ekstern HR-partner og hjælper virksomheder i Danmark og udlandet med at finde den/de rette medarbejder(e) til at dække virksomhedens behov. Den rette medarbejder er udvalgt på en række parametre, herunder faglighed, sociale kompetencer og motivation for jobbet. Med andre ord udvælger vi på ”det hele menneske”. 

I forbindelse med virksomhedens rekrutteringsydelser behandler vi en række personoplysninger om kandidater til konkrete stillinger hos vores kunder samt kandidater.

SENSU har vurderet, at vi betragtes som dataansvarlig for så vidt angår disse oplysninger, idet det er SENSU, der afgør, hvordan personoplysninger der skal behandles, med hvilke hjælpemidler, og hvor længe de skal opbevares. Derudover er der ved denne vurdering også lagt vægt på, at den rekrutterende virksomhed (kunden) alene modtager oplysninger om udvalgte kandidater til stillingen. Der vil således ske behandling af en lang række personoplysninger om kandidater, som aldrig vil blive videregivet til kunden (den rekrutterende virksomhed).

Formålet med denne persondatapolitik er at beskrive SENSUs håndtering af dine personoplysninger, når du søger en stilling via os, herunder hvordan de opbevares, til hvilket formål de indhentes, og i hvilket omfang oplysningerne videregives til kunder, hvornår de slettes mv. Vi har ikke behov for at behandle dit cpr. nr. og kun i helt særligt tilfælde følsomme personoplysninger, eksempelvis i form af helbredsoplysninger. Vi opfordrer dig derfor til at sikre, at det materiale, du sender os, ikke indeholder helbredsoplysninger (medmindre det er relevant for varetagelsen af stillingen) eller CPR-nummer. Hvis dit cpr. nr. eller følsomme oplysninger fremgår af de dokumenter, du stiller til rådighed for os, skal du være opmærksom på, at det kan blive delt med vores kunde, idet vores kunde i nogle tilfælde (se nærmere herom under punkt 4) vil få adgang til dine oplysninger.      

 

1.1      Dataansvarlig
SENSU A/S betragtes som dataansvarlig for de indsamlede personoplysninger om kandidaterne.  Vores aktiviteter er fordelt på to selskaber, og denne politik gælder således for begge selskaber. Nedenfor findes alle relevante kontaktoplysninger:

     Navn:                            SENSU A/S

     Adresse:                        Lansen 11, 9230 Svenstrup J og Gamma 3, 8382 Hinnerup

     CVR nr.:                         34464758 (Svenstrup) og 40695192 (Hinnerup)

     E-mail:                           thomas@sensu.dk


1.2      Brug af databehandlere 

SENSU samarbejder med en række databehandlere, idet virksomheden overlader en række personoplysninger til databehandlerne som et led i, at disse udfører en nærmere bestemt opgave for virksomheden.  Der er indgået en skriftlig databehandleraftale med alle vores databehandlere, som overholder kravene i persondatalovgivningen. 

 

2. Behandling af personoplysninger om kandidater

2.1      Typer af oplysninger
Vi behandler de personoplysninger, som fremgår af din ansøgning og de tilknyttede bilag. Dette udgør typisk dine kontaktoplysninger, oplysninger om kvalifikationer, erfaringer, motivation for ansøgningen og personlige og faglige egenskaber. Derudover behandler vi i nogle tilfælde også oplysninger i form af uddannelses- eksamensbeviser, karakterlister, udtalelser fra tidligere ansættelser og et portrætfoto.

2.2      Formål og retsgrundlag
Formålet med behandlingen af dine oplysninger er for at kunne håndtere din ansøgning, herunder foretage en vurdering af dine kompetencer, profil, ønsker, motivation og generelle egnethed til jobbet.

Det retlige grundlag for behandlingen af dine oplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b og i nogle tilfælde artikel 6, stk. 1, litra a (samtykke). Vores behandling baserer sig på et samtykke i de tilfælde, hvor du accepterer at overføre oplysninger til vores kandidatdatabase, ved indhentelse af referencer og ved deltagelse i test. Hvis vi behandler helbredsoplysninger, vil det være på baggrund af helbredsoplysningslovens § 2.  

 

3. Om rekrutteringsforløbet

Når SENSU håndterer rekruttering på vegne af en kunde, slår SENSU et stillingsopslag op i et givent medie. SENSU opretter samtidig stillingen i vores rekrutteringssystem. Stillingen søges ved, at du uploader din ansøgning, CV og øvrige relevante bilag i vores system. Dette sker via et link, således at ansøgning, CV mv. knyttes til det konkrete jobopslag.

Al behandling af oplysninger i forbindelse med rekrutteringen foregår dermed i et til formålet indkøbt rekrutteringssystem. Vores leverandør har truffet en række sikkerhedsmæssige foranstaltninger for at beskytte de oplysninger, der indtastes i systemet.

Der er etableret adgangsbegrænsning til rekrutteringssystemet, således at det alene er medarbejdere med autoriseret brugerlogin, der har adgang hertil. Det er alene de af vores medarbejdere, som beskæftiger sig med rekruttering, der har adgang til systemet.

3.1      Indkaldelse til samtale
Når vi har vurderet de modtagne ansøgninger og bilag hertil, finder vi samtidig ud af, hvilke kandidater der eventuelt skal kaldes til samtale. Vi kontakter efterfølgende til den/de pågældende kandidater for at aftale et tidspunkt. Når tidspunkt er aftalt, sendes der en indkaldelse ud pr. e-mail til den/de pågældende.

3.2      Præsentation af udvalgte kandidater for kunden
Efter afviklingen af den indledende samtale præsenteres de udvalgte kandidater, vi vurderer skal videre i rekrutteringsprocessen, for vores kunde. På dette tidspunkt giver vi derfor typisk vores kunde, som er den virksomhed vi rekrutterer for, adgang til de udvalgte kandidaters oplysninger i rekrutteringssystemet.

3.3      Personlighedstest
Som en vigtig del af vores udvælgelsesproces indgår en personlighedstest (NEO-PI-3). Hvis du udvælges hertil, vil du få tilsendt et link til testen via e-mail. Resultatet af testen (svarrapporten) kan kun hentes via et testsystem, som kræver særligt login. Det er udelukkende search-teamet hos SENSU, der har login og dermed adgang til testsystemet. Svarrapporten opbevares udelukkende i testsystemet og i den elektroniske mappe, hvor dit CV og din ansøgning opbevares. Den er således opbevaret på en sikker server, og det vil kun være relevante medarbejdere hos SENSU, der har adgang til testresultatet. Vores kunde får således ikke adgang til testresultatet, men vil typisk få en orientering om vores vurdering af testresultatet. På baggrund af svarrapporten vil du deltage i et testinterview á cirka to timers varighed.

3.4      Gennemførelse af testinterview/samtaler
Samtalerne afvikles som oftest hos SENSU og i nogle tilfælde ude ved kunden eller i eksterne lokaler. Under samtalen føres der noter af SENSUs rekrutteringsmedarbejder. Disse skrives i hånden på CV`et eller på PC. Efter samtalen gemmes de fysiske dokumenter i et aflåst skab tilhørende den konkrete rekrutteringsmedarbejder, som har behandlet sagen. De fysiske dokumenter opbevares indtil, at du enten har fået afslag eller er blevet ansat hos kunden, dog maksimalt 6 måneder fra, at kandidaten er blevet oprettet i vores system.

3.5      Referencer
SENSU indhenter referencer på dig som kandidat på baggrund af et samtykke fra dig. I denne proces vil vi blandt andet spørge ind til din faglighed, din personlighed og din arbejdsform.  Vi indhenter normalt først referencer efter personlighedstest og testinterviewet. Såfremt der er indhentet skriftlige referencer, vil disse oplysninger blive gemt samme sted som dit CV og din ansøgning. Dine referencer vil ikke tilgå kunden, og de vil derfor udelukkende være en del af den samlede vurdering af dig som kandidat.

Hvis SENSU modtager oplysninger ud over det, der er givet samtykke til, vil SENSUs rekrutteringsmedarbejder oplyse referencepersonen herom. Disse oplysninger vil aldrig blive noteret ned, ligesom der ikke vil blive lagt vægt på dem i rekrutteringen.

3.6      Fremvisning af straffeoplysninger 
SENSU anmoder kun undtagelsesvist straffe- eller børneattester på kandidater, og kun når vores kunde specifikt har anmodet herom. Dette vil alene ske, hvis der er en saglig grund hertil og efter samtykke fra dig, og det vil typisk fremgå allerede af stillingsopslaget, at der skal kunne forevises straffe- eller børneattest. Hvis der skal fremvises en straffeattest, vil den alene blive forevist for en af vores medarbejdere, men ikke opbevaret. Det kan dog forekomme, at kunden (arbejdsgiveren) vil bede om kopi i forbindelse med selve ansættelsen.   

3.7      Fremvisning af kørekort
I de tilfælde hvor det er en forudsætning for jobbet, at kandidaten har bestemte kørekort, kan SENSU anmode dig om at fremvise dette ved samtalen. Der opbevares aldrig kopi heraf. Det noteres ned, at kørekortet er fremvist.

3.8      Helbredsoplysninger
I visse tilfælde kan det være nødvendigt og også obligatorisk for dig at oplyse helbredsoplysninger, der karakteriseres som en følsom personoplysning. Disse oplysninger vil alene blive registreret, hvis du giver samtykke hertil, eller hvis oplysningerne falder inden for helbredsoplysningslovens § 2, og du således er forpligtet til at oplyse dem til os.

3.9      Anbefaling af kandidater til kunden 
Når vi har gennemført hele rekrutteringsprocessen, vil vi vurdere, hvilke konkrete kandidater vi skal anbefale til stillingen overfor kunden.  I den forbindelse videregiver vi vores vurdering af kandidaten til kunden, hvorefter det er kunden, der selv beslutter, hvem der skal tilbydes stillingen.

3.10    Meddelelse om afslag 
Hvis du har været indkaldt til en samtale, men ikke bliver tilbudt stillingen, vil du typisk modtage et afslag telefonisk fra os.
Der sendes som udgangspunkt først afslag til kandidater, der ikke kaldes til samtale, når samtalerne er gennemført, og der er fundet en kandidat til kunden.

 

4. Videregivelse af OPLYSNINGER til kunden

Hvis du udvælges til en samtale og dermed til at gå videre i rekrutteringsprocessen, vil vi videregive dine oplysninger til vores kunde, som er den virksomhed, vi rekrutterer på vegne af. Dette er også nærmere beskrevet ovenfor under punkt 3.2 og 3.9.

Når der deles dokumenter med kunden i form af oplysninger om en eller flere kandidater, sker dette inde fra vores rekrutteringssystem og i praksis ved, at kunden får adgang til de relevante kandidaters oplysninger i systemet.

Det er typisk kun din ansøgning og CV, som kunden kan tilgå. Hvis kunden anmoder herom, sendes eller gives der også adgang til eventuelle relevante certifikater eller anden dokumentation for dine færdigheder. Der videregives aldrig oplysninger om resultatet af personlighedstests eller andre fortrolige oplysninger, som ikke fremgår af din ansøgning/CV.

Det retlige grundlag for at videregive dine oplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b og f og i særlige tilfælde helbredoplysningsloven.

 

5. Opbevaringsperiode

Når rekrutteringsopgaven er afsluttet, og der er meddelt afslag ud, slettes alle ansøgningerne knyttet til stillingsopslaget efter 6 måneder. 

Oplysninger om de kandidater, der har gennemført en test og er blevet anbefalet overfor vores kunde, gemmes altid minimum i den garantiperiode, vi har overfor kunden, som er på mellem 6 – 12 måneder fra det tidspunkt, hvor vi afslutter sagen overfor kunden. Fra du indleverer din ansøgning mv., vil der dog maksimalt gå 24 måneder før, at vi automatisk sletter dine oplysninger i rekrutteringssystemet. Når vi gemmer alle anbefalede kandidater, er det for at kunne dokumentere rekrutteringsforløbet, herunder vores til- og fravalg af kandidater. Derudover har vi i nogle tilfælde behov for at kunne komme i kontakt med en kandidat, hvis vedkommende eksempelvis topper ude hos kunden inden for kort tid efter rekrutteringsforløbet.

Hvis den virksomhed, rekrutteringen sker på vegne af, reklamerer over en kandidat, kan dette begrunde, at SENSU trækker de relevante data ud af systemet og gemmer disse på et særskilt og lukket drev for at kunne håndtere reklamationen. I så fald gemmes oplysninger kun blive behandlet i den periode, hvor det er nødvendigt for at kunne håndtere reklamationen. Vi tager i den konkrete situation stilling til, om kandidaten skal oplyses om den længere opbevaringsperiode ud fra en vurdering af den ekstra opbevaringslængde, og om en af undtagelserne til oplysningspligten finder anvendelse.

 

6. KANDIDATDATABASEN

Når du har søgt et af de opslåede stillinger, SENSU har lagt ud, får du mulighed for også at oprette dig i vores kandidatdatabase. Denne mulighed bliver du således præsenteret for, hvis du klikker af i feltet "Oprettelse i SENSUs kandidatdatabase”. Herefter uploades dit CV automatisk, og du videreføres til kandidatdatabasen, hvor du skal udfylde nogle supplerende oplysninger i form af kontaktoplysninger, uddannelsesniveau og ønsker til stillinger, herunder geografi og lønniveau. 

Når du modtager et afslag, vil du også få muligheden for at oprette dig i vores kandidatdatabase, hvis du ikke allerede har gjort dette indledningsvist.

Når du er oprettet i kandidatdatabasen, vil du løbende modtage meddeler om, hvorvidt du fortsat ønsker at være oprettet i databasen. Hvis ikke du ønsker det, kan du altid framelde dig igen inde på vores hjemmeside, ligesom du kan framelde dig, når du modtager de løbende mails om, at du fortsat ligger i kandidatdatabasen.

 

7. DINE rettigheder

Når vi behandler dine personoplysninger, har du en række rettigheder. Disse er nærmere beskrevet nedenfor.

7.1      Ret til indsigt i egne personoplysninger
Du har ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger virksomheden behandler om dig samt til at få udleveret en kopi af oplysningerne.

7.2      Ret til at få rettet urigtige personoplysninger
Hvis vi behandler urigtige eller vildledende oplysninger om dig, har du ret til at anmode om at få rettet oplysningerne.

7.3      Ret til sletning
Vi er i nogle tilfælde forpligtet til at slette dine personoplysninger før det tidspunkt, hvor vi normalt ville slette dem i henhold til vores sletteprocedurer. Dette gælder eksempelvis, hvis et samtykke tilbagekaldes.

7.4      Ret til at gøre indsigelse
Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger. Hvis vi modtager en indsigelse, vurderer vi, om vi skal begrænse behandlingen af personoplysningerne, indtil vi har kontrolleret, om indsigelsen skal imødekommes.

7.5      Dataportabilitet
Du har i nogle tilfælde ret til at få udleveret dine personoplysninger i en almindelig anvendt og maskinlæsbart format, således at de kan benyttes overfor en anden dataansvarlig.

7.6      Tilbagekaldelse af samtykke
Du kan altid tilbagekalde dit afgivne samtykke til opbevaring og behandling af personoplysninger overfor os. Tilbagekaldelsen får dog alene virkning for fremtiden og påvirker således ikke lovligheden af den behandling, der har fundet sted på baggrund af dit samtykke.

7.7      Klagevejledning til Datatilsynet
Hvis du har indsigelser mod vores behandling af dine personoplysninger, opfordres du altid til at kontakte os. Du har dog også ret til at klage over vores behandling og opbevaring af personoplysninger til Datatilsynet. Datatilsynets kontaktoplysninger fremgår af www.datatilsynet.dk.